Toimintaohjejärjestelmä apteekeille ja laboratorioille
Onko toimintaohjeiden ajantasaisuus vaikea varmistaa? Tiedetäänkö varmasti, kuka on lukenut ohjeet? Ovatko ohjeet hajallaan eri paikoissa?
Toimintaohjejärjestelmämme helpottaa toimintaohjeiden hallintaa, versiointia ja lukukuittausten seurantaa yhdessä selkeässä kokonaisuudessa. Järjestelmää käytetään mm. yksityisissä apteekeissa, sairaala-apteekeissa ja laboratorioissa.
Selkeä ratkaisu toimintaohjeiden hallintaan, versiointiin ja seurantaan
Järjestelmän avulla ohjeet pysyvät ajan tasalla ja henkilöstö löytää ne helposti. Samalla voidaan varmistaa, että ohjeet on luettu ja kuitattu. Toimintaohjejärjestelmä toimii osana organisaation laatujärjestelmää ja tukee dokumenttien hallintaa koko niiden elinkaaren ajan.
Keskeisiä ominaisuuksia
Joustava rakenne
Tehokkaat hakutyökalut
Kätevä ohjeversioiden vertailu
Monipuoliset käyttäjäoikeudet
Helppo ylläpito
Selkeä työnkulku tarkastamisesta hyväksymiseen
Tarkka lukukuittausten seuranta ja raportointi
Automaattiset sähköpostimuistutukset
Vaivaton skaalautuvuus ja integroitavuus
Referenssejä
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue
Sairaala-apteekki
Fimlab Laboratoriot Oy
Keski-Suomen hyvinvointialue
Sairaala-apteekki
Kivistön Apteekki
Pasilan Apteekki
Pohjanmaan hyvinvointialue
Vaasan keskussairaala
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue
Sairaala-apteekki
Sydänsairaala
Ohjeiden rakenne ja sisältö
Ohjeet muodostuvat varsinaisesta ohjetekstistä sekä metatiedoista. Metatiedot ovat ohjetta kuvailevia tietoja, kuten ohjeen versio, laatija, hyväksyjä, avainsanat ja voimassaoloaika. Itse ohjesisältö voi koostua niin tekstistä, kuvista, liitetiedostoista kuin upotetuista videoistakin. Yksittäinen ohje on saatavilla myös PDF-muodossa, joka sopii erityisesti paperitulostuksiin.
Ohjeiden selaaminen ja hakeminen
Ohjekirjasivulla näytetään oletuksena hakemisto, jossa on listattuna kaikki kyseisen ohjekirjan voimassaolevat ohjeet aakkosjärjestyksessä. Lista on ryhmitelty ohjeen alkukirjaimen mukaisiin ryhmiin. Listan yläpuolella on aakkoslinkit, jotka vievät ryhmien alkuun.
Ohjeita voidaan hakea hakusanalla sekä muiden ohjekirjakohtaisesti käyttöön otettavien hakukenttien perusteella, kuten luokituksen mukaan. Hakusanaa käytettäessä ohjekirja päivittää hakutulosta automaattisesti sitä mukaan kun käyttäjä kirjoittaa hakusanakenttään tekstiä.
Ohjeversioiden vertailu
Ohjeesta voi olla olemassa useampia eri versioita, mutta vain yksi voimassa oleva versio. Jos ohjeesta on useampia versioita, muutoshistoriatiedoissa on eri versioiden kohdalla näkyvissä ”Vertaa”-painike. Ohjeeseen tehdyt lisäykset ja poistot erottuvat selkeästi eri väreillä korostettuina.
Monipuolinen käyttöoikeuksien hallinta
Käyttöoikeuksia voi hallita eritasoisilla malleilla. Yksinkertaisimmissa toteutuksissa erotellaan ainoastaan sivuston lukijat sekä keskenään tasavertaiset ylläpitäjät. Toisessa ääripäässä sekä käyttäjien että ylläpitäjien toimia ohjataan tarkasti käyttäjäryhmien, sivualueiden ja eritasoisten käyttäjäroolien avulla. Käyttäjät tunnistetaan järjestelmässä sisäisesti ylläpidettävillä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tarvittaessa voidaan toteuttaa kertakirjautumisratkaisuja (SSO), esim. AD:ta (Active Directory) hyödyntäen tai kirjautuminen terveydenhuollon varmennekortilla (VRK-kortti).
Ylläpito
Toimintaohjeiden sisältöä muokataan helppokäyttöisen ylläpitotilan kautta. Ylläpitotilassa ylläpitolinkit näkyvät sivustolla ylläpidettävän tiedon kohdalla. Sivuston tekstit kirjoitetaan editorilla, jonka avulla tekstin joukkoon voi lisätä mm. kuvia, linkkejä, taulukoita, videoupotuksia ja erilaisia tekstimuotoiluja.
Ohjeiden tarkastaminen ja hyväksyminen
Kun ohje on saatu valmiiksi, tulee se ennen käyttöönottoa tarkastaa ja hyväksyä. Ohjeelle voidaan määritellä yksi tai useampi tarkastaja sekä yksi hyväksyjä. Ilmoitukset tarkastusta tai hyväksymistä odottavista ohjeista näytetään järjestelmässä sekä lähetetään lisäksi sähköpostilla. Kun ohje on läpäissyt tarkastukset sekä hyväksytty, ohje voidaan ottaa käyttöön joko heti tai myöhemmin haluttuna ajankohtana.
Lukukuittaukset ja -raportit
Lukukuittauksilla voidaan varmistaa, että henkilöt, joiden työnkuvaan ohje liittyy, ovat varmasti lukeneet ohjeen. Lukukuittauksia voidaan pyytää rooleittain esimerkiksi työtehtävien tai ammattinimikkeiden mukaan, kuten Farmaseutit, Proviisorit tai Laboratoriohoitajat. Lukukuittauspyynnöt näkyvät lukukuittausrooleihin kuuluville henkilöille sekä järjestelmässä että lähetetään sähköpostitse. Ohje kuitataan luetuksi klikkaamalla ohjesivulla olevaa ”Kuittaa luetuksi” -painiketta.
Ohjeiden ylläpitäjä voi seurata ohjeiden lukukuittauksia lukukuittausraportista, josta näkee ketkä ovat kuitanneet ohjeet luetuksi ja keneltä se on vielä lukematta. Ylläpitäjän on myös mahdollista saada raportti automaattisesti sähköpostilla.
Laajennettavuus
Tarvittaessa järjestelmää voidaan laajentaa intranet- tai extranetsivustoksi ottamalla käyttöön lisää erilaisia sovelluksia, kuten tiedotepalsta, lomake-editori, yhteystiedot tai osastotarkastukset sekä toteuttamalla integraatioita muihin tietojärjestelmiin.
Esittely ja lisätiedot
Kiinnostaako, miten toimintaohjejärjestelmä soveltuisi teidän käyttöönne? Voimme käydä lyhyesti läpi tilanteenne ja näyttää, miten ohjeiden hallinta, versiointi ja lukukuittausten seuranta on toteutettu käytännössä.
Varaa esittelyaika: Saatte kokonaiskuvan järjestelmän toiminnasta ja sen mahdollisuuksista omassa ympäristössänne.
Kysy lisätietoja: Voitte myös kysyä tarkemmin yksittäisistä ominaisuuksista tai käyttötapauksista.
